Wissen auf mehrere Schultern verlagern

Wenn Wissen in Rente geht

Gibt eine langjährige Fachkraft ihren Schlüssel ab, nimmt sie oft mehr mit als den Kaffeebecher. In vielen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU) steckt geschäftskritisches Wissen in einzelnen Köpfen. Es fehlt, sobald diese Menschen ausscheiden oder in Elternzeit gehen, und es fehlt Neuen, wenn sie gerade erst anfangen.

Das Forschungsinstitut Betriebliche Bildung (f-bb) hat im Projekt »Lebensphasenorientiertes Wissensmanagement« untersucht, wie KMU solche Übergänge besser bewältigen. Herausgekommen sind frei verfügbare Handlungsempfehlungen samt Checkliste.

Mitlaufen statt Handbuch

Das von der Europäischen Union kofinanzierte Projekt lief von Ende Juli 2025 bis Ende Januar 2026. Im Blick standen drei Lebensphasen: Ausbildung, Elternzeit und Renteneintritt. Das Team befragte Verantwortliche und Beschäftigte aus KMU und Großunternehmen. Es bezog Good-Practice-Ansätze ein und prüfte die Ergebnisse in einem Workshop.

Wissen wandert demnach vor allem über persönliche Kontakte, über Mitlaufen und gemeinsame Projektarbeit. Riskant wird es durch die Abhängigkeit von Einzelnen, durch uneinheitliche Ablagen und durch Zeitdruck.

Besonders schwer zu halten ist implizites Erfahrungswissen, also das Gespür für Sonderfälle, das nirgends steht. Die Einarbeitung folgt selten einem Standard. Übergaben vor der Elternzeit laufen informell, und beim Renteneintritt beginnen sie oft zu spät.

Fünf Prinzipien für den Alltag

Digitale Tools allein lösen das Problem nicht. Nötig sei ein Zusammenspiel aus Strukturen, alltagstauglichen Wissenspraktiken und einer Kultur des Austauschs.

Die Empfehlungen bündeln das in fünf Grundsätzen: Früh beginnen, Wissen auf mehrere Schultern verteilen, schlanke Lösungen wählen, sie an den Arbeitskontext anpassen und den Austausch fördern.

Konkret wird die Checkliste entlang der Lebensphasen. Für Auszubildende sollen Pat*innen benannt sein und Zugänge ab dem ersten Tag bereitstehen. Ihre frischen Sichtweisen gilt es gezielt abzufragen. Vor der Elternzeit helfen ein strukturiertes Übergabegespräch und ein Status-Dokument, nach der Rückkehr ein kompaktes Update zu allen Neuerungen. Beim Renteneintritt beginnt die Planung zwei bis fünf Jahre vorher. Dazu gehören ein Meilensteinplan, ein Expert-Debriefing und ein Stafetten-Prinzip, bei dem erfahrene Kraft und Nachfolge idealerweise mindestens sechs Monate parallel arbeiten.

Auf Organisationsebene rät das f-bb zu einer zentralen Ablage und einer Expert*innen-Landkarte. Oft genügt dafür eine Tabelle. Dahinter steht die Leitfrage: Was würde fehlen, wenn eine Person morgen ausfiele?

Offen bleibt, wie sich die Ansätze in anderen Branchen bewähren und unter welchen Bedingungen sie im Betrieb Wurzeln schlagen. Hier sieht das Institut weiteren Forschungsbedarf. (26.10.2026, prh)

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